Оборудование для организации летнего кафе

В мае предприниматели готовятся к открытию летних кафе. Мы решили рассмотреть варианты автоматизации для них: действующих ресторанов, которые открывают летние площадки, и сезонных кафе. О плюсах и минусах различных схем, а также о возможности аренды оборудования – в нашей статье.

Рассмотрим варианты автоматизации летнего кафе, их плюсы и минусы

Летнее кафе – всегда сезонный бизнес. Один из вариантов – когда предприниматель арендует на лето территорию и открывает небольшую точку, а в другое время года не имеет отношения к сфере HoReCa. Для этого случая нужна простая система учета (чаще всего на основе ритейла; то есть кафе функционирует как магазин).

Главная проблема общепита. Как ее решают опытные рестораторы?

Сложность в работе не сам факт продажи или дополнительный сервис в виде открытия столиков, ведения заказов, формирования чеков и пр. Как правило, для небольших точек это неактуально. Гораздо важнее реализация складского учета в сфере HoReCa. Любое блюдо, которое продают в заведениях общепита, должно иметь технологическую карту, в которой указаны процедура его приготовления и количество ингредиентов в граммах. Карта подписана директором и шеф поваром , подкреплена печатью. По законодательству клиент может потребовать технологическую карту на любые блюда.

Любое блюдо, которое продают в заведениях общепита, должно иметь технологическую карту. В ней указывают процедуру приготовления и количество ингредиентов в граммах

Рестораторам нужна система учета склада. Например, когда клиент заказывает суп, со склада списывается фиксированный набор ингредиентов: 200 г картофеля, 20 г зелени, 200 г мяса. Это блюдо продается не единожды, а несколько раз в день и 50–100 раз в месяц. Если автоматизации нет, кухня и склад становятся неконтролируемыми. Поступают продукты, какое-то количество блюд продается, владелец получает валовую выручку. Контроля за тем, сколько именно ушло продуктов на приготовление блюд, нет.

Если системы учета нет, кухня и склад становятся неконтролируемыми

Для решения этой проблемы в классических ресторанах используют следующую схему. В системе учета формируют калькуляционную карту (в какой-то части она копирует технологическую; подробнее о ней ниже), где указано, что при реализации одного блюда со склада списывается фиксированное количество продуктов. Остатки отражаются в инвентаризационных ведомостях.

Это базовая схема для ресторана или кафе. Ее можно усложнить, например, организовав более жесткий контроль над процессами.

Как работают сезонные кафе?

Предприниматели, которые открывают кафе на сезон, как правило, не уделяют внимание контролю склада. Они завозят продукты, продают готовые блюда, платят аренду, получают выручку. Систему с калькуляционными картами и подсчетами остатка они не используют. Ограничиваются тем, что просто фиксируют покупку и продажу. Информацию о заказах они могут заносить в таблицу в Excel. Учетную систему не используют.

Если владелец и продавец летнего кафе являются одним и тем же человеком, то контроль продажи можно свести к минимуму. Когда хозяин пользуется услугами наемных сотрудников, как правило, он стремится контролировать их работу. Для этого можно приобрести обычную POS-систему, которую используют в магазинах. В базу заведут не сотни наименований товаров, а 20–30 позиций блюд, которые подают в заведении. У этого варианта автоматизации есть слабые стороны. Приобрести POS-систему стоимостью 40–50 тыс. руб. на три летних месяца владелец, скорее всего, не захочет. Возможно, она окупится. Но будет ли открыт бизнес в следующем году – открытый вопрос. Если нет, то на руках останется ненужное оборудование. Из-за этого владельцы не покупают оборудование. В лучшем случае они устанавливают на личный ноутбук программу кассира (классическую 1С с возможностью формировать чеки или дешевый аналог) либо выбирают систему с облачным решением (как «МойСклад»), которые позволяют им работать.

Более сложный сценарий необходим, если кафе расширяет свою территорию на летний период. У ресторатора уже есть система учета, и необходимо на краткий период времени ее усилить. Для этого можно докупить еще одну станцию. Сотрудникам будет легко работать на ней, потому что такие уже установлены в ресторане. У системы простое масштабирование: к ней можно докупать необходимые модули, блоки и пр. Этот вариант – один из самых распространенных для заведений, которые регулярно работают с летними площадками.

Распространенный вариант для кафе, которое на лето расширяет территорию, – покупка дополнительной станции

Третий вариант автоматизации подходит для опытных рестораторов с постоянной точкой и для тех, у кого летнее кафе – временный бизнес. Компании, которые разрабатывают ПО или внедряют системы автоматизации, предлагают услуги аренды. Если раньше это было практически нереально (технически сложно организовать, потому что классический ресторан – звеньевая структура. В ней есть система кассира, система центрального сервера и система менеджера-товароведа. Эти три звена должны взаимодействовать между собой и иметь налаженный канал связи), то сейчас с развитием технологий стало доступным. Можно выбрать подключение к собственному серверу или облачное решение. Классический вариант: арендуют POS-систему, в которую входит сенсорный моноблок (чтобы купить его вместе с ПО, ресторатору или владельцу сезонной точки пришлось бы заплатить от 50 тыс. руб.). Хозяину временного кафе потребовалось бы еще докупить рабочее место товароведа и пр.

Чтобы сэкономить, технику можно арендовать. Компания-автоматизатор предоставит оборудование и настроит подключение. На облачный сервер отчеты о продажах будут поступать либо раз в день, либо в режиме онлайн. Клиент получит в аренду полный комплекс решений, который закроет все его потребности.

Клиент может арендовать полный комплекс решений, который закроет его потребности

У решения есть ограничения и особые требования (например, по интернету). Тем не менее благодаря доступной цене и широким зонам действия мобильного интернета аренда подменного оборудования стала легко реализуемой за адекватные для рестораторов деньги.

Рекомендация

Для летних заведений можно рекомендовать использовать систему аренды. Для рестораторов есть еще один вариант: оптимизировать потоковую работу с клиентами внутри заведения. Например, если на территории ресторана используется несколько станций и владельцы понимают, что одну зону можно ослабить, систему автоматизации переносят на летнюю площадку. Реализация этой схемы зависит от интенсивности работы заведения, пропускной способности, специфики. Для кого-то она подойдет, для кого-то нет. Подробнее о ней ниже.

Рассмотрим схемы автоматизации

Предприниматели, которые занимаются сезонным бизнесом, в отличии от опытных рестораторов нестрого следят за складским учетом. Для них приоритетна выручка. Обычно такое летнее кафе – небольшое автономное учреждение, где 1–2 официанта успевают собрать заказы со всех столиков. Сложная система с прокладыванием сетей и отдельным местом для товароведа не нужна. На автоматизацию выделяют небольшой бюджет. Как правило, владельцы выбирают простые решения на базе ноутбука. Либо покупают у крупных заведений старые станции, которых хватит на сезон.

В качестве альтернативы можно предложить удобный и доступный вариант. Автоматизацию можно реализовать на мобильной платформе. Например, у АТОЛа есть решение – «Свой Магазин» . В комплект входит: планшет с ПО, фискальный регистратор и сканер. Оборудование занимает минимум места, примерно 30 х 30 см. ПО, которое установлено на планшете, так же, как и ПО на POS-системе, автономное. Оно не требует постоянного подключения к сети или связи с товароучетной программой. Достаточно один раз создать базу и можно приступать к торговле.

Решение «Свой Магазин» от АТОЛ. В комплект входит: планшет с ПО, фискальный регистратор и сканер

В базе хранятся данные за период, который задают в настройках (например, за 5 или 30 дней). Она может передавать информацию об операциях. Поскольку решение на мобильной платформе, в планшет можно вставить SIM-карту и пользоваться мобильным интернетом. Тогда отчет о продажах можно отправлять владельцу бизнеса по электронной почте. Если нужно внести изменения (например, в меню или цены), руководитель отправит файл выгрузки обратно на планшет. Программа по интернету автоматически проверит почту, скачает файл, установит, и цены или наименования блюд изменятся. Это самая простая и недорогая автоматизация. Для решения дополнительно потребуется купить только программу 1С «Управление торговлей 8. Базовая» .

Для решение «Свой Магазин» дополнительно потребуется программа 1С «Управление торговлей 8. Базовая»

Общая стоимость оборудования и ПО около 40 тыс. руб. К затратам прибавляются ежемесячные расходы на обслуживания телефонного номера (если необходимо обмениваться информацией с компьютером владельца бизнеса). Этой функцией пользоваться необязательно: решение поддерживает минимальный товароучет.

Хранить планшет на барной стойке не нужно. Если требуется только обслуживать клиентов и продавать блюда, можно отключить Bluetooth и, соответственно, печатающее устройство, которое работает через эту сеть. Вместо него подойдет программа со встроенным эмулятором. ПО с эмуляцией фискального регистратора работает следующим образом: она не печатает чеки, а запоминает их как проведенные и напечатанные. Выгрузка такая же, как и у решения с фискальным регистратором. Владелец бизнеса получает файл закрытия смены, в котором отмечены проданные товары. Единственная разница в том, что можно не печатать чек.

При стольких преимуществах у решения есть ограничения. Радиус действия Bluetooth, через который устанавливают соединение между планшетом и фискальным регистратором, ограничивается 10 метрами. Если выйти за этот предел, оборудование потребуется синхронизировать между собой. На первый взгляд, процедура простая. Нужно через поиск на планшете найти устройство и запустить соединение с ним. На фискальном регистраторе отобразится информация о том, что идет попытка установить соединение. На устройстве нажимают кнопку промотки, на планшете – «Синхронизацию». Тем не менее каждый раз выполнять эти действия официанту неудобно.

Другой вариант: планшет помещают в чехол, который защитит от брызг, и оставляют на барной стойке или под ней. При появлении заказа сотрудник выполняет на нем необходимые действия и оставляет его. При необходимости софт можно переустановить на другой планшет. Этот вариант экономичен и подойдет для ритейла, где приоритетна выручка и нет задачи строго контролировать остатки. Если уже есть планшет, легко использовать его. Останется скачать программу и купить на нее лицензию.

Расширение бизнеса на летний период

Рассмотрим варианты автоматизации для заведения, которое открывает летнюю площадку. Загрузка основного помещения приходится на зимний период. Поэтому самая распространенная схема на лето: одну из станций, которая несильно загружена, переносят. Ей временно пользуются на сезонной площадке, чтобы не докупать дополнительное оборудование. Если незагруженной станции нет, комплект оборудования можно арендовать.

Компании-вендоры предлагают готовые наборы. Например, в них могут входить моноблок, сканер. Комплект подписан, у оборудования есть общий идентификатор. Условия аренды (срок, правила эксплуатации и хранения технических устройств и пр.) прописаны в договоре. В этом случае у владельца кафе не будет затрат на покупку оборудования и рисков, что оно останется лежать на складе, если летняя площадка окажется непопулярной. Если за арендой обратиться к вендору, который автоматизировал заведение, компания подберет варианты, при которых данные с кассы будут выгружаться в уже работающую сеть.

Вариант автоматизации: владелец сезонного кафе хочет контролировать склад

На ноутбук устанавливают программу 1С «Управление торговлей». В ней закреплено понятие «комплектный товар». Это имитация ресторанных товароучетных программ, которые работают по схеме: клиенту подают блюдо, а со склада списывают продукты, из которого оно состоит. Преобразовывают товары в блюдо калькуляционные карты.

Калькуляционная карта – документ, который используют, чтобы определить цену готового блюда. Данные в карте усредненные. То есть рассчитывают стоимость сырья на 100 блюд и берут среднее число для одного блюда.

Калькуляционные карты преобразовывают товары в блюдо

В программе производят следующие настройки: создают товар, у которого есть розничная цена, но нет закупочной. После этого создают группу простейших товаров. У них, в свою очередь, есть закупочная цена, но нет розничной. Далее в программе прописывают, что блюдо с розничной ценой равняется определенному количеству граммов различных товаров с закупочной. Когда будет формироваться отчет о розничных продажах, система «поймет», что был продан составной товар. В результате спишется не тот товар, который хранится на остатке, а ингредиенты, из которых он состоит.

Еще один вариант – делать заготовки заранее, если ПО это позволяет. То есть заранее составлять определенное количество блюд, хранить их на складе и учитывать в программе.

Настройка арендованного оборудования

Арендодатели выполняют общие настройки, оставляя клиенту индивидуальные (к ним относятся адреса серверов товароучетной программы, адрес и наименование организации и пр.). Заполнение этих граф занимает от силы полчаса. После этого оборудование синхронизируют с готовой рабочей сетью. Соответственно, на летнюю веранду потребуется провести локальную сеть или Wi-Fi, которая будет соединяться с общей для того, чтобы станция передавала данные в товароучетную программу.

Крупные рестораторы арендуют большой комплект оборудования и вносят за него более ощутимую плату. Небольшие сезонные точки чаще всего самостоятельно покупают оборудование. Они один раз настраивают оборудование и пользуются им.

Типы комплектов для аренды

Комплекты делятся на бюджетные (к ним относятся сборные станции), средние и дорогостоящие. Клиенты могут рассказать об условиях работы, и, исходя из них, компания подберет оптимальный комплект. Например, если крупному ресторатору важно поддерживать определенный стиль оформления, ему могут предложить подходящий моноблок с высокой степенью защиты, печатающее устройство с фронтальной подачей чека и пр. То есть в рамках готовых комплектов есть гибкость в подборе техники.

Подбор техники гибкий. Например, можно выбрать моноблок с высокой степенью защиты

При аренде клиент анализирует, сколько времени оборудование будет работать в конкретных условиях. Закладывает в него амортизацию и рассчитывает, за сколько времени комплект окупится. Также важно обратить внимание на договор. В нем могут быть прописаны условия эксплуатации.

Другие варианты аренды оборудования

Оборудование можно арендовать, если:

1. Ресторан только открывается, и владелец не уверен в успехе. Когда бизнес пойдет в гору, можно задуматься о покупке собственной техники.
2. В зависимости от интенсивности работы можно арендовать оборудование на время ремонта собственного. Например, если есть три станции, нагрузка на каждую из них – около 70 %, и одна выйдет из строя, можно просто подождать ремонта. Нагрузка на другие все равно не превысит 100 %. Если же все три станции нагружены на 100 % и одна сломается, есть смысл в аренде. Часто арендодатели соглашаются на гибкие варианты: предлагают оборудование на разный срок.

Оплата аренды

Клиенты отдельно оплачивают оборудование и настройки. Именно аренда включает в себя только ресурсы: технику и ПО. Чтобы начать работать, потребуется выполнить установку и настройку.

Преимущества аренды

Если приобретенное оборудование выйдет из строя, придется ждать окончания ремонта. Арендованное (если это указано в договоре и условия эксплуатации не нарушались) оперативно заменит компания. Для крупных ресторанов, которые открывают сезонные площадки, есть смысл в аренде, иначе купленное оборудование придется просто хранить на складе до следующего сезона. Летом его придется очищать от пыли, проверять работоспособность, адаптировать (если за зиму изменились настройки основной конфигурации: рабочих станций, товароучетной программы и пр.). Арендованное оборудование всякий раз будут выдавать готовым для работы.

Подводя итог

«Формула Торговли » в настоящий момент не занимается установкой оборудования. Тем не менее у нас есть опыт успешной автоматизации учреждений сферы общепита, и мы были рады им поделиться. Проанализируйте рассмотренные нами варианты и выберете оптимальный для себя.

Смотреть все статьи по тегу Автоматизация торговли.